Temperaturgeführte Logistik für Pharmazeutische Unternehmer
Fallbeispiel:
Ein Pharmazeutischer Unternehmer (PU) hält Zulassungen verschiedener Arzneimittel für Länder im Nahen Osten. Dafür hat er langjährige Geschäftsbeziehungen mit seinen Kunden aufgebaut. Die Arzneimittel lässt er bei verschiedenen Partnern im Lohnauftrag herstellen. Eine eigene Logistik hat er nicht.
Dies bedeutet für seine Mitarbeiter, dass sie den Warenfluss der Arzneimittel so steuern müssen, dass nach Eingang des Kundenauftrags die Ware vom Hersteller direkt zum Kunden in den Nahen Osten kommt. Die teilweise als Gefahrstoffe klassifizierten und überwiegend temperaturkontrollierten Arzneimittel müssen cGMP-konform transportiert, für ein Versand-Labelling zwischengelagert und gegebenenfalls zur gewünschten Versandmenge umgepackt werden, während parallel dazu ein passender Flug gebucht wird. Nicht zu vergessen die Erstellung der Lieferungsdokumente und die Zollabwicklung. 
Nachdem ein wichtiger Lohnhersteller seine Funktion als Pufferlager zwischen Fertigung und Versand nicht mehr erfüllen konnte, bot die Pharmaserv-Logistik an, die gesamte Logistik ab Warenausgang Endfertigung bis Ausfuhr zum Kunden zu übernehmen. Der Dienstleister bündelt dafür seine Kompetenzen im temperaturgeführten Transportmanagement und im Warehousing.
Für den Pharmazeutischen Unternehmer hat dies den Vorteil, dass er sich ganz auf sein Kerngeschäft, die Herstellung (im Lohnauftrag) und den Vertrieb von Arzneimitteln, konzentrieren kann. Die Abgrenzung der Verantwortlichkeiten wurde detailliert besprochen und vereinbart.
Im Einzelnen unternimmt Pharmaserv
Step 1: Abholung
Pharmaserv beauftragt einen ihrer qualifizierten und freigegebenen Frachtführer mit der Abholung der Fertigprodukte.
Step 2: Einlagerung
Die Ware wird im GMP-Warehouse M484 am Standort Behringwerke angeliefert und unter kontrollierten Umgebungsbedingungen eingelagert. Die Bestandsführung wird im validierten Lagerverwaltungssystem abgebildet.
Step 3: Verpackung zum Versand
Ca. zwei Wochen später steht der Versandtermin fest. Um die Ware vor äußeren Einflüssen zu schützen, wird eine zusätzliche Versandverpackung genutzt. Außerdem wird die Sendung mit Temperaturdatenloggern versehen.
Step 4: Exportanmeldung und Luftfrachtorganisation
Sobald die logistischen Daten der Sendung ermittelt sind, können die Export- und Frachtdokumente erstellt und der Frachtraum gebucht werden. Hierzu stimmt Pharmaserv die Dokumente mit dem PU ab und beauftragt den Luftfrachtspediteur mit dem „Keep Cool Service". Die Exportanmeldung wird ebenfalls durch Pharmaserv erledigt. Die Gestellung der Ware erfolgt im Warehouse M484. So bleibt der komplette Prozess in einer Hand, und der Kunde hat während des gesamten Prozesses einen festen Ansprechpartner.
Step 5: Vorlauf Luftfracht
Den genauen Anlieferungstermin am Flughafen stimmt Pharmaserv mit dem Spediteur ab. Ein täglich verfügbarer Airport Shuttle bringt die Ware termingerecht direkt zum Handling Agent. Durch den Status als Reglementierter Beauftragter für Luftfracht ist es Pharmaserv möglich, die Ware als „secured" anzuliefern. Dies vermeidet mögliche Risiken sowie Kosten, die für eine zusätzliche Kontrolle anfallen würden.
Step 6: Transport und Temperaturkontrolle
Nach Eintreffen der Sendung beim Empfänger informiert Pharmaserv den pharmazeutischen Unternehmer unverzüglich. Die AWB (der Luftfrachtbrief) wird sofort elektronisch übermittelt. Die Daten der mitgegebenen Temperaturlogger können vom Empfänger per USB-Anschluss ausgelesen und an den PU übermittelt werden. So kann die lückenlose Einhaltung der Temperaturvorgaben geprüft und die Ware unmittelbar freigegeben werden.
Step 7: Rechnungsstellung
Der pharmazeutische Unternehmer erhält von Pharmaserv eine sendungsbezogene Leistungsaufstellung im Rechnungsanhang. Auch hier macht sich der Vorteil der Abwicklung aus einer Hand bemerkbar. Die Kosten sind transparent und jederzeit nachvollziehbar.